سكرتيرة تنفيذية

[Mr. Job]

- تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب الإدارة العليا.- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام.- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام.- المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب - تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا - حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها - إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات - إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل. - تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة - كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التي يكون المدير العام طرفاً فيها. - التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التي تخص موضوع الإجتماع. - إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين. - تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام ومتابعة قرار المدير العام بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها. - التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل بإستمرار و طلب مسئولي الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا. - التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا. - توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة. - حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل.

مزيد من التفاصيل