سكرتير

[Mr. Job]

مهام السكرتير:• متابعة البريد الصادر والوارد واستلامه بمواعيده الدقيقة باللغة الإنجليزية، وفرزه بشكل مرتّب ومتناسق، تحديداً في حال كان البريد الوارد لعدّة أقسام أو البريد الوارد لعدّة جهات رسمية أو غير رسمية.• عرض البريد اليومي على المدير الإداري للشركة، وتصوير الأوراق المهمة التي تحتاج لأكثر من نسخة لحفظها بشكل مرتّب وفي الملفات الخاصّة لسهولة الرجوع إليها عند الضرورة، فالحفظ بالطريقة الإدارية المطلوبة يسهّل العمل كثيراً في المستقبل.• استقبال المكالمات الهاتفيّة ومعرفة المتصلين لتحويلهم إلى الجهات المعنيّة في المؤسسّة ،إلى جانب تدوين الملاحظات اللازمة وأرقام الهواتف من المتّصل للرجوع إليه عند الحاجة، وعلى السكرتير هنا كتابة كل الملاحظات بدقّة متناهية لإبلاغها للمدير، كما على السكرتير إجراء المكالمات التي يحتاجها المدير .• إعداد وكتابة الخطابات والتقارير والكتب الرسميّة وطباعتها بمنتهى الدقّة، بالإضافة إلى تصميم الجداول الخاصّة بالعمل وتصويرها وحفظها للرجوع إليها مستقبلاً، وكتابة المذكّرات الإدارية الخاصّة بالموظفين والموجّهة من المدير إلى الأقسام الأخرى.• تنسيق الاجتماعات الداخليّة في الشركة مع تجهيز غرفة وطاولة الاجتماعات وترتيبها بشكل جيّد وحضور الاجتماع لكتابة الملاحظات ومحضر الاجتماع، إلى جانب استقبال المدعوين على الاجتماع من خارج المؤسّسة، وبعد ذلك طباعة مَحضر الاجتماع جيّداً وتنسيقه بصفة رسميّة• ترتيب مواعيد المدير وتسجيل معلومات الزوّار وعرضها على المدير ومناقشتها معه، ومن ثمّ تجهيز على السكرتير التنفيذي استقبال الزوّار، واتّخاذ كل الأمور المتعلقّة بالزيارات بعين الاعتبار، بالإضافة إلى استقبال الضيوف المهمين جداً من خارج البلد التي توجد فيها الشركة . • عليه أن يقوم بترتيب جميع السفريات التي يقوم بها المدير وكبار الموظفين في المؤسسة، وجمع كل المعلومات اللازمة والمتعلقة في السفريات وتجهيز الملفّات التي يمكن استخدامها أثناء السفر• أوقات الدوام من الساعة 8 صباحاً إلى الساعة 2 من الأحد إلى الخميس .

مزيد من التفاصيل